Kάθε νόμιμος Πολιτιστικός Σύλλογος – Σωματείο, Αστική μη κερδοσκοπική Εταιρεία κ.τ.λ (είτε έχει νέα έναρξη λειτουργίας είτε παλαιότερη), για να μπορεί να προβεί στη θεώρηση των βιβλίων του από την αρμόδια Δ/νση Πολιτισμού- Παιδείας- Αθλητισμού της Περιφέρειας , θα πρέπει :

Α) Να τηρεί τα κατωτέρω βιβλία ενημερωμένα και επικυρωμένα (αριθμημένα και σφραγισμένα με τη σφραγίδα του συλλόγου στην κάθε σελίδα):

1. Πρακτικών των γενικών συνελεύσεων (Γ.Σ.).
2. Πρακτικών του διοικητικού συμβουλίου (Δ.Σ.).
3. Ταμείου (εσόδων-εξόδων).
4. Πρωτοκόλλου αλληλογραφίας (εισερχόμενα-εξερχόμενα έγγραφα).
5. Μητρώου μελών.
6. Περιουσίας του συλλόγου.
7. Μπλοκ γραμματειών εισπράξεων (δωρεών), ενταλμάτων πληρωμών και αποδείξεων εισπράξεων (συνδρομές μελών) - αριθμημένα και σφραγισμένα με τη σφραγίδα του συλλόγου στην κάθε σελίδα.

Τα παραπάνω βιβλία θα πρέπει θεωρηθούν από την Υπηρεσία μας. Εφόσον υπάρξει ανάγκη να θεωρηθούν καινούρια βιβλία, θα πρέπει οι Σύλλογοι να προσκομίσουν στην Υπηρεσία μας και τα παλαιά.

Β) Να προσκομίσει κατά την πρώτη συναλλαγή με την Υπηρεσία μας τα παρακάτω:

1. Φωτοαντίγραφο του καταστατικού του συλλόγου, επικυρωμένο από το Πρωτοδικείο.

2. Φωτοαντίγραφο της Απόφασης του Πρωτοδικείου με την οποία αναγνωρίστηκε ο Σύλλογος .

3. Φωτοαντίγραφο της Βεβαίωσης Έναρξης Εργασιών από την Εφορία.

4. Φωτοαντίγραφο από το Βιβλίο Πρακτικών Γ.Σ. του πρακτικού των αρχαιρεσιών, όπου φαίνεται η νόμιμη εκλογή του ισχύοντος Δ.Σ.

5. Φωτοαντίγραφο από το Βιβλίο Πρακτικών Δ.Σ. του πρακτικού της συγκρότησης του Δ.Σ. σε σώμα.

6. Καθώς και τα παραπάνω βιβλία της παρ. Α) ακόμα και στην περίπτωση που πρόκειται για παλαιότερο Σωματείο που οι θεωρήσεις των βιβλίων του έχουν γίνει από άλλο Δημόσιο φορέα 

Γ) Κάθε χρόνο κατά την θεώρηση των: α)μπλοκ γραμματειών εισπράξεων (δωρεών), β) ενταλμάτων πληρωμών και γ) αποδείξεων εισπράξεων (συνδρομές μελών), θα πρέπει να προσκομίζονται υπογεγραμμένα και σφραγισμένα τα εξής έγγραφα:

1. Αντίγραφο ισολογισμού - απολογισμού της διαχειριστικής χρήσης του παρελθόντος οικονομικού έτους.
2. Έκθεση της εξελεγκτικής επιτροπής.
3. Συνοπτική έκθεση της ετήσιας δραστηριότητας του συλλόγου.
4. Αριθμητική δύναμη των μελών.

Δ) Κάθε φορά που γίνονται νέες εκλογές θα πρέπει να προσκομίζονται:

1. Φωτοαντίγραφο από το Βιβλίο Πρακτικών Γ.Σ. του πρακτικού των αρχαιρεσιών και
2. Φωτοαντίγραφο από το Βιβλίο Πρακτικών Δ.Σ. του πρακτικού της συγκρότησης του νέου Δ.Σ. σε σώμα.

Στην περίπτωση που υπάρχει Απόφαση επιχορήγησης του Συλλόγου από κάποιο φορέα, αυτή θα προσκομίζεται σε φωτοαντίγραφο στην Υπηρεσία μας, μαζί με φωτοαντίγραφο από το Βιβλίο Πρακτικών Δ.Σ. του αντίστοιχου Πρακτικού Δ.Σ. αποδοχής της επιχορήγησης.

Τυχόν μεταγενέστερη τροποποίηση του καταστατικού & η Απόφαση του Πρωτοδικείου με την οποία αναγνωρίστηκε αυτή η τροποποίηση, επίσης θαπροσκομίζονται στην Υπηρεσία μας σε φωτοαντίγραφο.

ΤΜΗΜΑ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ, ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ & ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ Π.Ε. ΚΕΦΑΛΛΗΝΙΑΣ