Αυτή είναι η καθημερινή συνήθεια που σκοτώνει την παραγωγικότητά σου στη δουλειά
Κάθε μέρα έχεις πολλά να κάνεις στη δουλειά.
Τα καθήκοντά σου γεμίζουν τη μέρα σου και σου μένει ελάχιστος χρόνος, καθώς προσπαθείς να τα στριμώξεις όλα και να τα προλάβεις.
Τι σε κάνει όμως να χάνεις πολύτιμο χρόνο και να μειώνεις την παραγωγικότητά σου;
Το Business Insider ρώτησε τρεις ειδικούς και όλοι συμφώνησαν για το ποια καθημερινή συνήθεια και ενασχόληση μας κάνει να σπαταλάμε χρόνο.
Και αυτή δεν είναι άλλη από τα email.
«Το inbox σου είναι μια λίστα με πράγματα που έχεις να κάνεις και όχι απαραίτητα δικά σου», εξηγεί ο Carson Tate, συγγραφέας του Work Simply. Και ενώ τα email έχουν γίνει πλέον σημαντικός πυλώνας της δουλειάς στο γραφείο, έχουν την τάση να σπαταλάνε περισσότερο χρόνο από το να γλιτώνουν.
Αλλά πώς μπορείς να χρησιμοποιήσεις αυτό το εργαλείο με πιο αποτελεσματικό τρόπο;
Η ειδικός Laura Vanderkam, συγγραφέας του Off the Clock, προτείνει τρόπους για να κάνουμε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο μέσα στη μέρα, όσο μακριά και αν είναι η λίστα αυτών που έχεις να κάνεις.
Περίμενε μέχρι λίγο πριν το μεσημέρι
Σύμφωνα με το Forbes, το 66% των ανθρώπων τσεκάρει τα email του το πρωί, κάτι που δεν είναι ότι πιο παραγωγικό μπορείς να κάνεις για να ξεκινήσεις τη μέρα σου. Καλύτερο είναι να απέχεις από αυτό το πρωί, αν και είναι δύσκολο. Η ειδικός προτείνει να τα σκανάρεις γρήγορα το πρωί αλλά να περιμένεις μέχρι αργότερα για να τα διαβάσεις. «Ρίξτους μια ματιά για να σιγουρευτείς αν υπάρχει κάτι επείγον ή όχι. Στη συνέχεια ξεκίνα τη δουλειά σου και ασχολήσου λίγο πριν το μεσημέρι με τα email».
Προδιόρισέ τα χρονικά
Δεν έχει σημασία πόσες φορές κοιτάς τα email σου την ημέρα. Πρέπει να έχεις στο μυαλό σου πόσο χρόνο ξοδεύεις όταν τα τσεκάρεις. «Κάθε μια ώρα είναι καλά, ώστε να μην συσσωρεύονται πολλά. Δες πώς σε βολεύει να δουλεύεις και προσπάθησε να καταλαβαίνεις πόση ώρα ξοδεύεις σε αυτό».
Κάντο συνειδητά
Το να έχεις ανοιχτή την καρτέλα του email όλη μέρα, θα σε κάνει να το κοιτάς συχνά και να μην συγκεντρώνεσαι στη δουλειά σου ή να μην κάνεις διάλειμμα. Αντί να το αφήνεις ανοιχτό όλη μέρα και να σε αποσυντονίζουν οι ειδοποιήσεις, η ειδικός προτείνει να το ανοίγεις μόνο όταν το χρειάζεσαι. Άνοιξέ το όσο συχνά θες, αλλά σιγουρέψου ότι το κάνεις συνειδητά.
Ξέχνα το «Inbox 0»
Μπορεί να θες να αδειάσεις τα εισερχόμενά σου, αλλά μάλλον πρέπει να το ξεχάσεις γιατί δεν θα το καταφέρεις ποτέ. Το να ξοδέψεις χρόνο στο να σβήσεις όλα τα περιττά email δεν έχει πολύ νόημα, καθώς κάποιοι θα απαντήσουν και θα γεμίσει πάλι! Αντί να σπαταλάς πολύτιμο χρόνο στο να σβήνεις, τσέκαρέ τα και απάντα σε όποια πρέπει.
Δεν είναι αυτή η δουλειά σου
Το inbox σου δεν είναι η δική σου λίστα. Είναι ένα εργαλείο δουλειάς. Δεν είναι η ίδια η δουλειά σου. Πρέπει να θυμάσαι ότι έχεις να κάνεις πολλά περισσότερα από τα email. Χρησιμοποίησέ το μόνο για πετύχεις στόχους στη δουλειά σου.
Ξόδεψε λιγότερο χρόνο
Πρέπει να διαλέξεις εσύ πόσο χρόνο θα χαλάς στα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν υπάρχει μαγικός τρόπος να ξοδεύεις λιγότερο χρόνο, απλώς επέλεξε να μην τα κοιτάς όλη την ώρα.
Όσο πιο λίγο χρόνο σπαταλάς στα email, τόσο καλύτερα και πιο αποτελεσματικά θα κάνεις τη δουλειά σου.
bovary.gr
ΠΙΟ ΠΡΟΣΦΑΤΑ ΑΡΘΡΑ
